Spotkanie osobiste jest znacznie bardziej efektywne niż komunikacja elektroniczna. Jak pokazują badania brytyjskiego Western University, prośba przedstawiona w rozmowie na żywo jest nawet 34-krotnie skuteczniejsza niż wysłana mailowo. To ważna informacja na przykład dla osób zajmujących się sprzedażą – znacznie łatwiej jest przekonać klienta do produktu czy usługi, przedstawiając ofertę podczas spotkania. Dlatego wielu pracowników decyduje się coraz częściej wyjeżdżać w interesach. Organizując podróż służbową w czasach pandemii, warto przestrzegać kilku podstawowych zasad i wdrożyć dodatkowe zasady.

Nowa polityka podróży służbowych
Jeśli twoja firma ma już politykę wyjazdów służbowych, zaktualizuj ją o nowe zasady. Pamiętaj też o kolejnych aktualizacjach, aby reguły pozostawały zgodne z oficjalnymi wytycznymi, gdy sytuacja pandemiczna się zmieni. Unikanie tłumów, dbanie o dystans społeczny podczas wyjazdu, korzystanie z mniej popularnych i zatłoczonych hoteli, to kilka ogólnych zasad, które warto w niej uwzględnić. Jeśli twoja firma wciąż nie posiada polityki podróży służbowych, warto przygotować zbiór takich reguł, pamiętając o uwzględnieniu również tych zasad, które pomogą ustrzec pracowników przed zachorowaniem.

Wyposaż pracowników w środki bezpieczeństwa
Dezynfekcja rąk oraz zasłanianie ust i nosa podczas spotkań – o tych środkach bezpieczeństwa wiemy chyba wszyscy. Warto jednak przypominać pracownikom o ich stosowaniu podczas wyjazdu służbowego oraz wyposażyć podróżujących w środki do dezynfekcji rąk, urządzeń elektronicznych oraz maseczki i rękawiczki.

Bądź na bieżąco z sytuacją pandemiczną i wytycznymi odnośnie podróżowania
Sytuacja pandemiczna zmienia się bardzo dynamicznie. Od niedawna terytorium całego kraju zostało objęte restrykcjami czerwonej strefy. Oznacza to między innymi obowiązek zakrywania nosa i ust w miejscach publicznych, również na zewnątrz. Dodatkowo częściowo zamknięte zostały lokale gastronomiczne, z wyjątkiem restauracji znajdujących się na terenie hoteli. Warto więc śledzić informacje Ministerstwa Zdrowia oraz na bieżąco informować swoich pracowników o zasadach, jakie obowiązują na terenach z większą liczbą chorych.

Zadbaj o bezpieczny transport
Przestrzeganie zasad dystansu pozwala ograniczyć ryzyko zakażenia Covid-19. Jednym ze sposobów unikania niepotrzebnego kontaktu z innymi osobami jest korzystanie z indywidualnego środka transportu – na przykład samochodu.

– Pracownicy firm, które nie posiadają własnej floty aut, mogą skorzystać z wynajmu krótkoterminowego samochodów na potrzeby konkretnego wyjazdu. Przedsiębiorstwa mogą też zdecydować się na wynajem długoterminowy. Rozwiązanie to jest szczególnie korzystne ze względu na elastyczność oferty i możliwość dopasowania liczby aut do bieżących potrzeb firmy, zmieniających się w zależności od aktywności biznesowej. Pozwala to optymalizować koszty i podnieść efektywność korzystania z samochodów służbowych – podkreśla Martin Gruber, dyrektor zarządzający Avis Budget Group na Europę Centralną.

– W tych niepewnych czasach, aby zwiększyć bezpieczeństwo rezerwacji, Avis Polska wprowadziło tak zwaną „Obietnicę Bezpieczeństwa Avis” oraz współpracuje z firmą RB, producentem środka Dettol – w ten sposób zapewniamy standardy dezynfekcji i mycia. Wprowadziliśmy też usługę Digital Check-In, dzięki której klienci mogą wprowadzić informacje dotyczące prawa jazdy oraz wyposażenia samochodu online i spędzić mniej czasu w biurze wynajmu, co ogranicza kontakt z obsługą – dodaje Martin Gruber.

Korzystaj z elastycznych usług
W czasach pandemii warto mieć pewność, że rezerwacja hotelu czy transportu, której dokonamy z kilkutygodniowym wyprzedzeniem, może zostać zmieniona lub anulowana w dowolnym momencie. Jeśli zapadnie decyzja o odwołaniu spotkania i wyjazdu służbowego, pozwoli to uniknąć niepotrzebnego wydatku w firmie. Sytuacja pandemiczna może zmienić się z dnia na dzień, dlatego elastyczność usługodawców jest dziś szczególnie istotna.

– W Avis i Budget podjęliśmy decyzję o zawieszeniu do 15 grudnia 2020 roku opłat za zmianę lub anulowanie rezerwacji samochodu w Europie. Chcemy, aby klienci mieli poczucie komfortu rezerwacji ¬– podkreśla Martin Gruber z Avis Budget Group.

Michał Kołodyński
Account Manager, Media Relations, Corporate