Oszczędności w biznesie – jak zmniejszyć wydatki w firmie w czasach kryzysu?

Nowe restrykcje, wprowadzone w ostatnim czasie przez rząd, dotknęły bezpośrednio szereg branż, w tym gastronomiczną oraz fitness. Mają one wpływ również na inne sektory, dlatego już teraz warto przyjrzeć się obszarom, w których można poszukać oszczędności w firmie. Oto kilka podstawowych rozwiązań, które warto wdrożyć, aby zmniejszyć codzienne wydatki.

Optymalizuj zarządzanie flotą samochodów
Wiele firm, a zwłaszcza te, które posiadają zespół sprzedażowy, na co dzień korzysta z floty samochodów. Mimo że spotkania biznesowe odbywają się dziś często online, rozmowa twarzą w twarz przynosi znacznie lepsze rezultaty. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Western University, prośba przedstawiona w trakcie rozmowy na żywo jest nawet 34 razy bardziej efektywna niż przesłana mailem. Auto, jako indywidualny środek transportu – w przeciwieństwie do transportu publicznego – gwarantuje przestrzeganie zasad dystansu społecznego podczas wyjazdu w interesach, więc jest obecnie optymalnym rozwiązaniem.

Warto rozważyć elastyczne formy korzystania z pojazdów, na przykład wynajem długoterminowy, który okazuje się bardziej efektywny pod względem finansowym. – W ramach wynajmu długoterminowego firma może dostosowywać liczbę aut w swojej flocie do bieżących potrzeb biznesu, zmieniających się w zależności od sezonu – stwierdza Martin Gruber, dyrektor zarządzający Avis Budget Group na Europę Centralną.

Rozwiązaniem dla firm, w szczególności w kontekście wyjazdów służbowych, może być też wynajem krótkoterminowy. – Avis Polska w ostatnim czasie uruchomił usługę Digital Check-In – odprawę samochodów online, która minimalizuje ilość czasu, jaką klient spędza w biurze wynajmu. Dodatkowo prowadził też „Obietnicę Bezpieczeństwa Avis”, czyli wzmocnione procedury mycia i dezynfekcji pojazdów, które są wdrażane we współpracy z RB, producentem środka Dettol. Firmy mogą ponadto zawrzeć z nami umowę dotyczącą wynajmu krótkoterminowego, która daje im gwarancję stałej ceny – podkreśla Martin Gruber.

Oszczędności w biurze
Już podczas pierwszej fali pandemii wiele firm podjęło środki, aby zmniejszyć wydatki związane z utrzymaniem biura. Część z nich wciąż pracuje w systemie home office – przynajmniej częściowo. Warto więc rozważyć zmniejszenie powierzchni biurowej i wprowadzić system hot desk, w ramach którego pracownicy nie mają swoich stałych biurek, ale rezerwują je przed przyjściem do biura. Im mniejsza jest powierzchnia biurowa, tym niższy koszt utrzymania.

Wykorzystuj porady doradców i ekspertów
Nie musi to być wcale firma doradcza, której usługi stanowiłyby kolejny wydatek w firmowym budżecie. Bardzo często przedsiębiorstwa oferujące usługi dla biznesu proponują ofertę doradztwa w pakiecie. – Oprócz nowych samochodów, w ramach wynajmu długoterminowego, proponujemy również kompleksową usługę zarządzania flotą. Taką ofertę nazywamy fleet-as-a-service. Jest to swoista forma outsourcingu flotowego, która pozwala optymalizować jej wykorzystanie w firmie, a tym samym sprawić, że będzie ona maksymalnie efektywna kosztowo. W ramach fleet-as-a-service świadczone są też inne usługi, takie jak zapewnienie napraw i przeglądów, a także likwidacja szkody oraz zapewnienie auta zastępczego w przypadku uszkodzenia pojazdu – zaznacza Martin Gruber.

Outsourcing się opłaca
Zlecenie części usług firmom zewnętrznym – w tym wspomnianej obsługi floty – to często bardzo opłacalne rozwiązanie. Obecnie możemy zdecydować się na realizację części działań przez wyspecjalizowane podmioty w niemal każdej dziedzinie. Warto rozważyć potrzeby naszego biznesu w zakresie takich usług i przekalkulować, czy zlecenie jej profesjonalnej firmie zewnętrznej nie okaże się optymalnym rozwiązaniem.

Okres kryzysu to zawsze duże wyzwanie dla biznesu, szczególnie małych i średnich przedsiębiorstw, które dysponują mniejszą płynnością finansową. Dlatego znalezienie oszczędności w jego codziennym funkcjonowaniu to sposób na uniknięcie problemów w perspektywie krótko i długoterminowej.

Michał Kołodyński
Account Manager, Media Relations, Corporate