Poprzednia siedziba miejskiego archiwum mieściła się w pomieszczeniach piwnicznych i miała zaledwie niespełna 150 metrów kwadratowych. Teraz jest 230 metrów kwadratowych. I - co ma duże znaczenie – pomieszczenia są wysokie. Dzięki temu regały mogą być wyższe i tym samym pomieścić więcej półek na archiwizowane dokumenty.

- Wysokość poprzednio wykorzystywanych pomieszczeń wynosiła trochę ponad 2 metry – wyjaśnia Waldemar Gołębiewski, inspektor miejskiego archiwum. – Teraz są to 3 metry. Dzięki temu można było ustawić wyższe regały, które pomieszczą więcej dokumentów.

Wszystkie regały są kompaktowe. Każdy taki kompakt składa się z zestawu regałów zamontowanych na ruchomych podstawach przesuwających się po szynach. Dokładnie 34 regały na akta kosztowały 110 tys. złotych.
Oprócz 3 pomieszczeń do składowania akt, w nowej siedzibie miejskiego archiwum znajduje się także pomieszczenie biurowe i węzeł sanitarny.

W archiwum zainstalowano nowoczesny system gaszenia gazem. To trzeci tego typu system działający w Świnoujściu. Jest bezpieczny dla ludzi oraz urządzeń i materiałów, które chroni. Ponieważ nie wywołuje mikrokorozji, które mają ogromny wpływ na niszczenie dokumentów. W kontakcie z dymem, pożarem, system nie powstają szkodliwe substancje toksyczne. System kosztował 306 tys. złotych.

Co przechowywane jest w archiwum?
Do miejskiego archiwum trafiają dokumenty wytworzone w urzędzie miasta. Przechowywane są również dokumenty dawnych, nieistniejących już dziś firm miejskich lub podlegających urzędowi miasta, a także tzw. akta historyczne, czyli uchwały Rady Miasta, zarządzenia Prezydenta Miasta.

W zależności od kategorii, akta przechowywane są od 5 do 10 lat, a dokumenty osobowe i płacowe nawet przez 50 lat. Po tym czasie, specjaliści z Archiwum Państwowego w Szczecinie, sprawdzają każdy taki dokument i w zależności od stopnia jego ważności, akta trafiają do AP w Szczecinie bądź są niszczone.

Natomiast akta historyczne pod 25 latach przechowywania w Miejskim Archiwum, automatycznie przenoszone są do szczecińskiego Archiwum Państwowego.

Tekst i zdjęcia BIK UM Świnoujście